В ОАО АКБ «Ил» внедрена система электронного документооборота. Первый этап и ввод системы в опытную эксплуатацию занял всего 2 месяца. В ходе выполнения работ были автоматизированы процессы учёта и обработки бумажных документов, ведение архива, учёт договорной документации, учёт протокольных мероприятий, постановка и контроль исполнения задач. Руководителям подразделений предоставлена возможность осуществлять постановку задач своим подчинённым и оперативно контролировать их выполнение.
Открытое акционерное общество «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» — ведущее российское предприятие, производящее сложную авиационную технику, — образовано в 1933 году. С 2006 года входит в состав ОАК. В составе компании 243 подразделения в 6 географически удалённых филиалах. Более 1500 сотрудников, при этом около 400 — руководящий состав.
Цель — построение системы электронного документооборота, объединяющей головной офис и филиалы компании.
Задачи:
- снижение трудоёмкости создания, регистрации и обработки документов;
- обеспечение контроля установленных сроков обработки документов;
- создание электронного архива документов и сокращение времени на их поиск в этом архиве;
- формирование задач/поручений исполнителям по документам и оперативный контроль их выполнения;
- анализ загрузки исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и оценка их деятельности;
- возможность запуска уже через 2 — 3 месяца после старта внедрения;
Открытое акционерное общество «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» образовано в 1933 году. За всё время существования компании, в ней никогда не использовалась система электронного документооборота либо её аналог.
До инициации проекта по внедрению СЭД документооборот в организации был организован на бумажных носителях, что затрудняло решение оперативных вопросов, приводило к высокой трудоёмкости обработки и контроля исполнения документов.
В рамках подготовки к автоматизации документооборота специалисты АКБ «Ил» проделали большую работу по регламентации процессов управления документами и процессами, в результате которой были актуализированы регламенты по работе с документами, инструкции по делопроизводству и другие нормативные акты, регулирующие деятельность документооборота компании.
Для построения системы электронного документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» — популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе «1С» для ведения бухгалтерского учёта послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы.
Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули, и последовательное внедрение каждого из них. Всего в ходе работ автоматизировано 7 функциональных блоков:
- входящая и исходящая корреспонденция;
- организационно-распорядительные документы;
- номенклатура дел;
- служебные записки;
- учёт мероприятий;
- контроль исполнения;
- учёт договоров.
В 2016 году проект получил развитие в части автоматизации договорной деятельности, а в 2017 году были проведены работы по обновлению прав доступа и внедрению электронной подписи для верификации задач и документов руководством компании.
Всего было автоматизировано 580 рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях в 3 филиалах — в городах Ульяновск, Воронеж, Жуковский.
Учитывая 80-летний опыт работы компании без применения СЭД и устоявшийся порядок, традиции, данный проект можно назвать уникальным во всех своих аспектах: это и параллельная работа службы ДОУ по методологической переработке и адаптации всех регламентов по работе с документами, и систематизация учёта документов в географически распределённых филиалах, и применение технологии быстрых результатов для проекта подобной сложности, и, безусловно, скорость и сроки выполнения проекта.
Для запуска в опытную эксплуатацию первой фокусной области решения «Учёт входящих и исходящих документов» потребовалось всего 2 месяца, несмотря на масштаб предприятия и многолетнюю его историю. За этот срок были произведены работы по развёртыванию ИТ-инфраструктуры будущего решения, сбор требований, настройка программного продукта, созданы индивидуальные инструкции пользователей и проведено как групповое, так и индивидуальное обучение по функциональному блоку первой очереди «Учёт входящих и исходящих документов». Это достаточно короткие сроки для получения успешного результата.
Перед запуском «1С:Документооборот» в опытную эксплуатацию прошла встреча команды внедрения с сотрудниками предприятия:
На фото слева направо: руководитель проектного офиса «1С-КПД» Антон Бондарев, начальник отдела ДОУ ОАО АКБ «Ил» Людмила Соболева, директор по общим вопросам ОАО АКБ «Ил» Юрий Шалеев и директор по ИТ ОАО АКБ «Ил» Михаил Ребеко. В ходе встречи специалисты команды внедрения представили коллективу систему, в которой предстояло работать, ответили на вопросы присутствующих.
Решение использовать технологию быстрых результатов (запуск типового функционала по функциональным подсистемам — модулям) было принято в результате изучения требований компании, аргументы в пользу которой очевидны:
- возможность запуска буквально через несколько месяцев после старта работ;
- пользователи начнут работать в системе, начиная с малого, и привыкая к интерфейсу, адаптируясь к изменениям.
Также была достигнута договорённость о внедрении системы без существенных доработок функционала, в типовом варианте.
В ходе проекта разработано более 30 ролевых инструкций пользователей, обучающие видеоролики по работе с системой для быстрой адаптации новых сотрудников, проведены групповые и индивидуальные обучения с более чем 400 сотрудниками организации.
Далее было автоматизировано еще 6 подсистем: организационно-распорядительные документы, номенклатура дел, контроль исполнения поручений, учет мероприятий, управление договорами, электронная подпись. Система претерпела изменения доработками по реализации двухуровнего контроля исполнения поручений высшего руководства, корректировки типового функционала по делегированию прав, отчётов по исполнительской дисциплине.
Сокращены трудозатраты в подразделениях
Ускорено получение управленческой отчётности
Система введена в эксплуатацию 1 июля 2014 года.
На текущий момент «1С:Документооборот КОРП» используется для следующих задач: учёт входящих и исходящих документов, организационно-распорядительных документов, ведения номенклатуры дел, регистрации и обработки служебных записок, учёта мероприятий, контроля исполнения поручений, учёта договорной деятельности.
Представители компании отмечают, что в результате внедрения ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» сократились сроки и снизилась трудоёмкость обработки документов, включая регистрацию, согласование, утверждение.
Все документы хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
Повысилась „прозрачность” обработки документов и ход выполнения сотрудниками задач по документам.
Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям.
Руководители могут оперативно контролировать ход выполнения задач сотрудниками своего подразделения и анализировать реальный объём обрабатываемых документов и персональную загрузку сотрудников, по задачам.
Ведение электронного архива значительно сократило время на поиск необходимых документов, по сравнению с ведением этих документов в бумажном виде. Установление связей между документами значительно расширяет возможности их поиска за счёт получения дополнительной информации, например, вместе с главным документом хранится вся переписка по нему.
